Paso 1

El desconocimiento de la importancia de la estructura detallada del trabajo (EDT) (EDT: [Estructura detallada del trabajo] Estructura jerárquica que se utiliza para organizar tareas de cara a generar informes de programaciones y realizar un seguimiento de los costos. Con Project se puede representar la estructura detallada del trabajo mediante la utilización de identificadores de tareas o mediante la asignación de códigos EDT personalizados a cada tarea.) es uno de los grandes errores que cometen las personas que diseñan planes. La EDT es la lista jerárquica de las fases (etapa: grupo de tareas relacionadas que completan el paso principal de un proyecto.), las tareas (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.) y los hitos (hito: punto de referencia que marca un evento importante en un proyecto y se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Toda tarea con una duración cero se muestra automáticamente como hito. También puede marcar cualquier otra tarea de cualquier duración como hito.) del proyecto. Es el componente central de la programación del proyecto. La EDT es esencial porque establece el alcance (ámbito: combinación de todos los objetivos y las tareas del proyecto y el trabajo necesario para llevarlos a cabo.) del proyecto, y el alcance se traduce en tiempo y en presupuesto (presupuesto: costo estimado de un proyecto que se establece en Project con el plan de línea base.). Dedicar algún tiempo a diseñar la EDT significará después un ahorro de tiempo considerable, ya que evitará tener que repetir el trabajo y eludirá puntos de partida incorrectos.

Para crear la EDT, empiece por descifrar los componentes principales (las tareas de resumen) del proyecto y, a continuación, establezca los componentes más pequeños (las tareas) dentro de cada componente principal. Descomponga cada uno de los componentes hasta tener un nivel de detalle suficiente capaz de sustentar el plan. ¿Qué entendemos por un nivel de detalle suficiente? Considere los factores siguientes:

* ¿Qué nivel de tarea desea controlar y sobre qué nivel de tarea desea informar del estado? Los integrantes del grupo deberán comunicarle el estado de las tareas y usted deberá informarles a ellos del estado. Si descompone el trabajo (trabajo: en el caso de las tareas, corresponde a la mano de obra total necesaria para completar una tarea. En las asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un recurso. En los recursos, corresponde a la cantidad total de trabajo para la que está asignado un recurso en todas las tareas. Trabajo no equivale a duración de tarea.) en tareas de un día y su proyecto dura varios meses, usted y su grupo dedicarán mucho tiempo a especificar y realizar un seguimiento del estado del proyecto.
* ¿Qué nivel de detalle es necesario para estar al corriente de los posibles riesgos (riesgo: evento o situación que puede afectar de manera negativa al ámbito, a la programación, al presupuesto o a la calidad del proyecto.)? Querrá descomponer las tareas de forma que pueda identificar los problemas con tiempo suficiente para poder abordarlos.
* ¿Puede identificar eficazmente las dependencias entre las tareas? Si un aspecto del trabajo no puede empezar hasta que otro termine, deberá identificar cada elemento de trabajo como una tarea independiente para poder indicar esa dependencia.